Satzung
gültig ab 06. Juni 2023
§ 1
Name, Sitz und Geschäftsjahr
Der Verein ist ein rechtsfähiger Idealverein und führt den Namen „Verband der Vertriebsfirmen kosmetischer Erzeugnisse e. V., VKE“, in Kurz-form „VKE-Kosmetikverband“, er wird in das Vereinsregister eingetragen.
Der VKE-Kosmetikverband (im weiteren Verlauf der Satzung: „der Verband“) hat seinen Sitz in Berlin.
Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
§ 2
Zweck
Zweck des Verbandes ist die Verfolgung, Förderung und Wahrung der ideellen und gewerblichen Interessen der mit der Einfuhr und/oder dem Vertrieb von Parfümerien, Kosmetika und Körperpflegeprodukten befassten deutschen Vertriebs- (mit Ausnahme des Einzelhandels) und Herstellerfirmen sowie der Unternehmen, die diese Produkte im Lizenzwege herstellen oder herstellen lassen.
Der Verband darf zu diesem Zweck Arbeitsgemeinschaften mit anderen Verbänden eingehen und die Mitgliedschaft bei anderen Verbänden erwerben.
Der Verband verwirklicht seinen Verbandszweck durch Förderung der Stellung und Akzeptanz der Depotkosmetik und ähnlicher Vertriebsformen innerhalb eines klaren ordnungspolitischen Rahmens und auf allen politischen und wirtschaftlichen Ebenen. Der Verband unterstützt die Gestaltung der Beziehungen zwischen Industrie und Handel und seine Mitglieder mit Erhebungen zum Konsumentenverhalten, zu Marktdaten- und -studien sowie zu Branchentrends und -entwicklungen.
Der Zweck des Verbandes soll insbesondere erreicht werden durch
a) Rundschreiben an die Mitglieder
b) Auskunftserteilung an die Mitglieder im Rahmen des Aufgabenkreises eines Fachverbandes
c) Vermittlung des Austausches von Anregungen und Erfahrungen unter den Mitgliedern
d) Interessensvertretung gegenüber Politik, Behörden, Verwaltung und Marktpartnern
e) Erlass allgemeiner Wettbewerbsregeln
f) Beratung und Information zu Fragen des lauteren Wettbewerbs
g) Gerichtliche Wahrnehmung der Belange
der Mitglieder in Grundsatzfragen der Wirtschaftsbranche von allgemeiner Bedeutung
h) Konzeption von Marketingmaßnahmen im Rahmen des Verbandszweckes zur allgemeinen Unterstützung der Mitglieder
i) Organisation der Arbeit der Fragrance Foundation Deutschland e.V.
Der Verein bezweckt keinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
§ 3
Mitgliedschaft
a) Die Mitgliedschaft ist freiwillig. Mitglied des Vereins kann unbeschadet der Rechtsform jede Fachfirma werden, die in das Handelsregister eingetragen ist und Markeninhaber, Markenhersteller, Markenlieferant oder Lizenzinhaber im Bereich Parfum oder Kosmetika ist oder den Vertrieb von Parfum oder Kosmetika als Unternehmensgegenstand hat, oder Markeninhaber, Markenhersteller, Markenlieferant oder Lizenzinhaber eines kosmetiknahen Produktes aus der Beautyindustrie ist.
Insbesondere können solche Firmen Mitglied werden, die im Besitz eines Generalvertretungsvertrages einer Herstellerfirma – sei es für das gesamten Bundesgebiet, sei es für einen Teil desselben – sind oder die von einer anderen Firma einen Herstellungs-. oder einen Lizenzvertrag haben oder die Tochtergesellschaft einer ausländischen Firma sind oder die ihre Produkte selektiv vertreiben.
Im Falle einer Fusion bzw. eines sonstigen Zusammenschlusses zweier Mitglieder des Verbandes wird die Mitgliedschaft im Verband durch das nach dem Zusammenschluss der beiden Mitglieder verbleibende bzw. entstehende Unternehmen mit allen Rechten und Pflichten fortgesetzt. Gleiches gilt sinngemäß für Spaltungen.
b) (1) Unternehmen, die die Arbeit und Zielsetzung des Verbands im Rahmen eines Sponsorings unterstützen möchten, können eine Mitgliedschaft im VKE-Förderkreis des VKE beantragen. Mit einer Mitgliedschaft im Förderkreis sind jedoch keine Mitglieds- oder Teilnahmerechte innerhalb des Verbands verbunden. Die Mitglieder des Förderkreises unterstützen den Verband VKE aus ideellen Gründen und ohne Gegenleistung. Die Höhe der Förderkreisbeiträge regelt die VKE-Beitragsordnung.
(2) Eine Mitgliedschaft im Förderkreis des VKE steht solchen Unternehmen offen, die aus ihrer Tätigkeit heraus eine hohe Affinität zu den vom Verband vertretenen Interessen seiner Mitglieder haben, denen eine Mitgliedschaft im Verband jedoch aus Gründen der Satzung versagt ist und die ihrerseits ihr Unternehmen markenorientiert führen.
(3) Eine Kündigung der Mitgliedschaft ist bis zum 30. Juni eines jeden Jahres möglich. Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. Für die Rechtzeitigkeit der Kündigung reicht die zeitgerechte Versendung, ausgewiesen durch den Poststempel. Die Kündigung durch den Verband bedarf eines Präsidiumsbeschlusses.
§ 4
Erwerb der Mitgliedschaft
1. Der Antrag auf Aufnahme in den Verband ist schriftlich bei der Geschäftsstelle einzureichen. Die Voraussetzungen zum Erwerb der Mitgliedschaft gemäß § 3 sind glaubhaft zu machen.
2. Über den Antrag entscheidet das Präsidium mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmgleichheit entscheidet die Stimme des Präsidenten. Diese Regelung gilt auch für die weiteren Abstimmungen innerhalb des Präsidiums.
Gegen die ablehnende Entscheidung steht dem Betroffenen innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe der Entscheidung Berufung an die nächste Mitgliederversammlung zu. Die Berufung ist zu begründen.
3. Die Mitgliedschaft beginnt mit dem Beschluss über die Aufnahme bzw. mit dem Wirksamwerden des Zusammenschlusses zweier bisheriger Mitgliedsunternehmen im Falle des § 3a.
4. Das aufzunehmende Mitglied hat sich unterschriftlich zur Anerkennung der Satzung und Erfüllung der satzungsgemäßen Verbindlichkeiten zu verpflichten.
§ 5
Rechte der Mitglieder
Die Mitglieder sind im Rahmen des § 2 berechtigt, die Einrichtungen des Verbandes zu benutzen und seinen Schutz in Anspruch zu nehmen.
Jedes Mitglied hat nur eine Stimme. Zweigniederlassungen einer Mitgliedsfirma haben nur dann die Rechte eines selbständigen Mitgliedes und sind nur dann in der Mitgliederliste zu führen, wenn es sich bei diesen um rechtlich selbständige Unternehmen handelt und für jede von ihnen der volle Mitgliedsbeitrag gezahlt wird.
§ 6
Pflichten der Mitglieder
Jedes Mitglied hat bei seiner Aufnahme einen jährlichen Beitrag im Voraus zu zahlen. Die Höhe des Jahresbeitrages sowie Zahlungsweise und Zahlungsfrist setzt der Gesamtvorstand zu Anfang jeden laufenden Geschäftsjahres fest. Näheres regelt die Beitragsordnung, die von der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen wird.
Die Mitglieder sind verpflichtet,
a) die Bestimmungen der Satzung und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung einzuhalten,
b) den Verband und seine Organe bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen.
Sie haben insbesondere auch die Verpflichtung, die Grundsätze der Lauterkeit im Wettbewerb zu wahren und irreführende und unrichtige Angaben in der Werbung zu unterlassen.
§ 7
Beendigung und Ruhe der Mitgliedschaft
1. Der Austritt eines Mitgliedes kann nur mit dreimonatiger Frist zum Schluss eines Geschäftsjahres erklärt werden. Die Austrittserklärung ist eingeschrieben an die Geschäftsstelle zu richten.
2. Die Ausschließung eines Mitgliedes kann aus wichtigem Grund erfolgen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor
a) wenn es die Eigenschaft eines ehrbaren, unbescholtenen Kaufmanns verloren hat,
b) wenn es den Zwecken des Verbandes oder Bestimmungen dieser Satzung zu-wider handelt,
c) wenn sich das Mitglied weigert, seinen satzungsgemäßen Verpflichtungen nachzukommen und trotz Verwarnung des Vorstands Präsidiums auf der Weigerung beharrt,
d) wenn es seine Zahlungen einstellt oder Insolvenzantrag über sein Vermögen beantragt wird.
Die Ausschließung erfolgt durch Beschluss des Präsidiums, Berufung ist schriftlich und binnen eines Monats nach Zugang des Ausschließungsbeschlusses an die nächste Generalversammlung ist zulässig. Bis zur Entscheidung über die Berufung ruhen alle Rechte aus der die Mitgliedschaft.
Liegt ein Fall von § 7 Ziffer 2 d) vor, ruht die Mitgliedschaft mit sofortiger Wirkung ab dem Tag der Stellung des Antrags zur Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder der Zahlungseinstellung. Mit der Beendigung der Mitgliedschaft erlöschen alle Rechte des Mitglieds an dem Vermögen des Verbandes.
3. Ein Mitglied kann durch den Beschluss des Präsidiums mit einfacher Mehrheit von der Mitgliederliste gestrichen werden, wenn es den von ihm geschuldeten Beitrag trotz schriftlicher Mahnung nicht innerhalb der gesetzten Frist vollständig geleistet hat. In diesem Fall ruhen die Mitgliedsrechte.
§ 8
Wiedereintritt
Ein ausgetretenes oder ausgeschlossenes Mitglied kann nach den für die Aufnahme allgemein geltenden Vorschriften nach §§ 3 und 4 wieder aufgenommen werden. Ein Beitrittsgeld ist nicht zu zahlen.
§ 9
Gesamtvorstand
Der Gesamtvorstand besteht aus
1) dem Präsidium, bestehend aus – dem Präsidenten – zwei Vizepräsidenten und – dem Schatzmeister sowie
2) – bis zu acht Beisitzern und – dem Präsidenten und dem Vizepräsidenten der Fragrance Foundation Deutschland e.V.
Die Aufnahme des Präsidenten und des Vizepräsidenten der Fragrance Foundation in den Gesamtvorstand des Verbandes muss durch die Mitgliedsversammlung des Verbandes im Rahmen der Wahl des Gesamtvorstandes ausdrücklich bestätigt werden und gilt nur für die Zeit bis zur nächsten ordentlichen Wahl des Gesamtvorstandes.
Die Gesamtvorstandsmitglieder verwalten ihre Ämter ehrenamtlich.
Für Entscheidungen im Präsidium gilt das Prinzip der einfachen Mehrheit. Bei Stimmgleichheit entscheidet die Stimme des Präsidenten.
§ 10
Vertretungsbefugnis
Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der Präsident, die Vizepräsidenten und der Schatzmeister des Gesamtvorstandes, von denen jeder für sich allein vertretungsberechtigt ist.
Sie sind von den Beschränkungen des §181 2. Alternative BGB befreit.
Der Präsident veranlasst die Berufung des Gesamtvorstandes und der Mitgliederversammlung und überwacht die Ausführung ihrer Beschlüsse. Der Präsident oder dessen Stellvertreter haben jederzeit das Recht, an den Sitzungen der einzelnen Ausschüsse und Arbeitskreise beratend teilzunehmen. Innerhalb des Gesamtvorstandes können sich die Mitglieder nach Bedarf gegenseitig vertreten.
§ 11
Wahl- und Amtsdauer
Der Präsident, die Vizepräsidenten, der Schatzmeister und die Beisitzer werden durch die ordentliche Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder auf die Dauer von zwei Jahren gewählt.
Der Präsident und der Vizepräsident der Fragrance Foundation Deutschland e.V. sind jeweils automatisch Mitglied im Gesamtvorstand des VKE-Kosmetikverbands e.V, dies jedoch nur unter der Voraussetzung, dass sie zugleich auch Inhaber oder Geschäftsführer, Generalbevollmächtigter bzw. Geschäftsführender Direktor eines Lizenzinhabers, Markeninhabers, Markenherstellers, Markenlieferanten oder eines Ver-triebsunternehmen der selektiven Beautybranche sind.
Diese Regelung soll den operativen Austausch zwischen den Präsidien der beiden Organisationen bei übergreifenden Projekten sicherstellen und die Zusammenarbeit zwischen dem Verband und der Fragrance Foundation Deutschland e.V. vereinfachen und optimieren.
Die Wahl erfolgt geheim mit Stimmzetteln; auf Antrag der einfachen Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder kann die Wahl durch Handzeichen oder Akklamation vorgenommen werden. Auf Antrag der einfachen Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder kann die Wahl der Vorstandsmitglieder in Form einer Blockwahl durchgeführt werden. Wiederwahl ist zulässig.
Für die Neuwahl zum Gesamtvorstand hat der Gesamtvorstand ein Vorschlagsrecht bei der Mitgliederversammlung.
Vorschläge aus dem Kreise der Mitglieder müssen per Einschreiben/Rückschein bis spätestens vier Wochen vor der Jahresversammlung bei der Geschäftsstelle des VKE eingereicht sein.
§ 12
Zuständigkeit
Der Gesamtvorstand leitet den Verband nach Maßgaben des Gesetzes, der Satzung und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung.
Der Präsident und der Schatzmeister haben den Gesamtvorstand über alle wichtigen Vorkommnisse zu unterrichten und in für den gesamten Fachzweig oder das Bestehen des Verbandes erheblichen Fragen seine Entscheidung einzuholen. Entscheidungen in Zusammenhang mit dem operativen Tagesgeschäft, den Finanzen des Verbandes oder die Berufung, bzw. Abberufung der Geschäftsführung werden final vom Präsidium getroffen.
Der Gesamtvorstand tritt nach Bedarf oder auf schriftlichen Antrag von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern zusammen. Er ist beschlussfähig, sobald drei Mitglieder, darunter der Präsident oder in seinem Auftrag ein Vizepräsident, anwesend sind.
Der Gesamtvorstand hat im Falle des Ausscheidens von Vorstandsmitgliedern während der Wahlperiode die Möglichkeit, die freiwerdenden Vorstandsposten durch geeignete Personen seiner Wahl durch Kooptierung für die laufende Amtszeit zu ergänzen.
Die Kooptierung durch den Gesamtvorstand erfordert die Mehrheit der in der Vorstandssitzung anwesenden Vorstandsmitglieder. Die kooptierten Vorstandsmitglieder haben die gleichen Rechte wie die übrigen Mitglieder des Gesamtvorstandes.
Die Kooptierung bedarf der Bestätigung durch die nächste Mitgliederversammlung.
Der Gesamtvorstand hat das Recht, Vereinsmitglieder, die nicht Mitglied des Vorstandes sind, als Gäste zu den Sitzungen des Vorstandes einzuladen. Die Gäste nehmen beratend an den Sitzungen des Vorstandes teil.
§ 13
Verwaltungskosten
Der Präsident ist berechtigt, zur Durchführung der Geschäfte des Verbandes auf Kosten des Verbandes ein Büro zu unterhalten. Die Anstellung eines Geschäftsführers kann nur im Einverständnis mit dem Gesamtvorstand und der Mitgliederversammlung erfolgen.
§ 14
Schatzmeister
Der Schatzmeister ist für die geordnete Verwaltung des Verbandsvermögens und der Kasse verantwortlich; er kann die Besorgung der damit verbundenen Arbeiten dem Geschäftsführer übertragen. Alljährlich legt der Schatzmeister der Mitgliederversammlung den Kassenbericht und die genaue Abrechnung vor.
Die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung ist vor der Mitgliederversammlung von höchstens zwei Mitgliedern, die dem Gesamtvorstand nicht angehören dürfen, sachlich und rechnerisch zu prüfen. Die Revisoren haben der Mitgliederversammlung über das Ergebnis ihrer Prüfung zu berichten. Sie werden auf der jährlichen Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt.
§ 15
Mitgliederversammlungen
Der Verband hält in der Regel innerhalb der ersten sechs Monate jeden Jahres eine ordentliche Mitgliederversammlung ab, die zugleich Mitgliederversammlung ist.
Die Einberufung der ordentlichen Mitgliederversammlung erfolgt mittels einer schriftlichen Einladung, (per E-Mail an eine zuvor dem Verband durch das Mitglied bekanntgegebene E-Mail-Adresse), die mindestens zwei Wochen vor dem Versammlungstag zu erfolgen und die Tagesordnung zu enthalten hat.
Mitgliederversammlungen können auch virtuell stattfinden. Der Präsident entscheidet hierüber nach seinem Ermessen.
Virtuelle Mitgliederversammlungen finden in einem nur für Mitglieder zugänglichen Chatroom oder per Video oder Telefonkonferenz statt. Mitglieder müssen sich hierbei mit ihren Daten sowie einem gesonderten Passwort anmelden. Das Passwort ist jeweils nur für eine virtuelle Mitgliederversammlung gültig. Mitglieder, die ihre E-Mail-Adresse beim Verband registriert haben, erhalten das Passwort durch eine gesonderte Mail. Ausreichend ist eine Versendung des Passworts zwei Tage vor der Mitgliederversammlung an die der Geschäftsstelle zuletzt bekanntgegebene E-Mail-Adresse. Die Mitglieder sind verpflichtet, das Passwort geheim zu halten. Eine Weitergabe an dritte Personen ist nicht zulässig.
Die sonstigen Bedingungen der virtuellen Mitgliederversammlung richten sich nach den allgemeinen Bestimmungen über die Mitgliederversammlung. Eine virtuelle Mitgliederversammlung über die Auflösung des Vereins ist unzulässig.
Diese Möglichkeiten/Regelungen gelten auch für außerordentliche Mitgliederversammlungen.
§ 16
Außerordentliche Mitgliederversammlung
Außerordentliche Mitgliederversammlungen können jederzeit durch den Präsidenten einberufen werden.
Sie müssen vom Präsidenten innerhalb von vier Wochen, bei einer Präsenzversammlung und innerhalb von 2 Wochen bei einer virtuellen Versammlung anberaumt werden, wenn dies von mindestens zehn Mitgliedern schriftlich unter genauer Angabe der Anträge, über welche Beschluss gefasst werden soll, bei der Geschäfts-stelle beantragt wird.
Die Einladung soll unter Mitteilung der Tagesordnung spätestens fünf Tage vor der außerordentlichen Mitgliederversammlung abgesendet werden.
§ 17
Geschäftsordnung
Der Mitgliederversammlung ist insbesondere zuständig für
1. Genehmigung des Sitzungsberichtes der letzten Mitgliederversammlung
2. Entgegennahme und Besprechung des Geschäftsberichtes für das abgelaufene Geschäftsjahr,
3. Kassenbericht,
4. Entlastung des Gesamtvorstandes,
5. Anträge,
6. Wahl der Mitglieder des Gesamtvorstan-des gemäß § 11 und sonstige Wahlen,
7. Errichtung und Auflösung von Aus-schüssen und Arbeitskreisen
8. Entscheidung in Fällen, die nach dieser Satzung in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung fallen.
Ferner ist sie zuständig für
9. Beschlussfassung über Satzungsänderungen,
10. Erwerb der Mitgliedschaft bei anderen Verbänden oder die Begründung von Arbeitsgemeinschaften,
11. die Auflösung des Verbandes und bei Auflösung die Bestimmung über das Vermögen des Verbandes.
§ 18
Vertretung der Mitglieder
Auf der Mitgliederversammlung nicht anwesende Mitglieder können sich aufgrund schriftlicher Vollmacht durch andere Mitglieder, durch einen bevollmächtigten Mitarbeiter oder durch den Geschäftsführer des VKE vertreten lassen, doch darf niemand das Stimmrecht von mehr als drei anderen Mitgliedern zugleich ausüben.
§ 19 Anträge
Anträge zur ordentlichen und außerordentlichen Mitgliederversammlung müssen mindestens schriftlich bei der Geschäftsstelle eingereicht werden.
Später eingehende Anträge, mit Ausnahme von solchen auf Satzungsänderungen oder zur Auflösung des Verbandes, können bei jeder Versammlung eingebracht werden, wenn nicht mindestens drei anwesende Mitglieder widersprechen und wenn sie von mindestens zehn anwesenden Mitgliedern unterstützt werden. Alle Anträge, über welche die Mitgliederversammlung zu beschließen hat, werden vom Gesamtvorstand vorberaten und in spruchreifer Form vorgelegt.
Für die Vorstandsneuwahl und die Mitglieder des Vorstandes gelten die §§ 11 und 12.
§ 20
Beschlussfähigkeit
Jede satzungs- und geschäftsordnungsmäßig einberufene Mitgliederversammlung ist ohne Rücksicht auf die Zahl der Anwesenden beschlussfähig.
§ 21
Abstimmung, Wahlen und Beschlüsse
Alle Beschlüsse über zur Abstimmung gestellte Anträge und Wahlen erfolgen – sofern die Sat-zung nichts anderes vorschreibt – mit einfacher Mehrheit der Anwesenden und der mit rechts-gültiger Vollmacht vertretenen Firmen.
Zweidrittel Stimmenmehrheit der erschiene-nen/vertretenen Mitglieder ist erforderlich
a) zur Änderung der Satzung,
b) zur Auflösung des Verbandes,
c) zur Entscheidung über eine Stattgabe einer Berufung wegen Ausschlusses oder Nichtaufnahme.
Über Anträge kann mit Fristsetzung schriftlich abgestimmt werden, wenn es sich nicht um Änderung der Satzung oder Auflösung des Verbandes handelt. Fristversäumnis hat die Ungültigkeit der Stimme zur Folge. Das Ergebnis der Abstimmung muss innerhalb vier Wochen schriftlich al-len Mitgliedern zugesandt werden.
§ 22
Beurkundung
Die Beschlüsse werden durch den Präsidenten oder einem der Vizepräsidenten und dem hauptamtlichen Geschäftsführer, der als Protokollführer fungiert, in einem gemeinsam zu unterzeichnenden Protokoll beurkundet.
§ 23
Redaktionelle Änderungen
Der Präsident erhält die Vollmacht, diejenigen Änderungen der Satzung vorzunehmen, die der Registerrichter aus redaktionellen oder gesetzlichen Gründen für erforderlich oder zweckmäßig hält.
§ 24
Auflösung des Verbandes
Bei Auflösung des Verbandes ist das Reinvermögen an die Mitglieder nach Beitragsvolumen zu verteilen, sofern nicht die Mitgliederversammlung etwas anderes beschließt.